Ofis taşınırken eski ve yeni ofiste temizlik nasıl planlanır?

Kısa cevap: Önce yeni ofis temizlenir; bu iş mobilya, kablolama ve bilgisayarlar gelmeden, mekân boşken yapılmalıdır. Taşınma bittikten sonra eski ofis boş haliyle temizlenir, fotoğraflanır ve mal sahibine teslim edilir. İki temizliği aynı güne sıkıştırmak ya da yeni ofisi eşyalar yerleştikten sonra temizlemek, işi hem uzatır hem eksik bırakır.

Neden önce yeni ofis?

Boş bir mekânı temizlemek, döşenmiş bir mekânı temizlemekten çok daha kolay ve eksiksizdir. Masa, dolap ve kablo kanalları yerleştikten sonra zeminin tamamına, pencere önlerine ve duvar diplerine ulaşmak zorlaşır. Üstelik yeni ofiste genellikle bir tadilat yapılmıştır: boya, alçı, kablo kanalı, asma tavan. Bu işlerin bıraktığı ince toz, cihazların fanlarına ve havalandırmaya girer.

Doğru zamanlama, tadilat ustalarının işinin bitmesiyle mobilyanın gelişi arasındaki boşluktur. Tadilat yapıldıysa temizlik kapsamı da büyür; bu tür işleri inşaat sonrası temizlik yaklaşımıyla ele alıyoruz.

Önerilen sıra

1. Keşif ve tarih: Yeni ofisin tadilat bitiş tarihi, mobilya teslim günü ve eski ofisin teslim günü netleştirilir.
2. Yeni ofis temizliği: Boş mekânda tavandan zemine toz alma, pencere ve doğramalar, ıslak hacimler, mutfak dolapları, zemin.
3. Mobilya ve cihaz kurulumu: Montaj sırasında çıkan ambalajlar ayrı bir alanda toplanır.
4. Yeni ofiste son dokunuş: Kurulumdan sonra yüzeylerin, masaların ve zeminin hafif bir turla silinmesi.
5. Taşınma: Eşyalar eski ofisten çıkar.
6. Eski ofisin teslim temizliği: Boş mekânda kapsamlı temizlik, ardından fotoğraf ve teslim.

Yeni ofiste nelere dikkat edilir?

• Havalandırma ve klima: Tadilat sonrası filtrelerde toz birikir. Filtre temizliği yapılmadan klima çalıştırılırsa tozu ofise geri üfler.
• Sunucu ya da arşiv odası: Cihazlar kurulmadan önce bu oda özellikle tozdan arındırılmalıdır. Konuyu sunucu odası ve arşiv temizliği yazısında ayrıca anlattık.
• Mutfak ve çay ocağı: Dolap içleri, tezgâh ve evye kullanıma başlamadan silinir.
• Cam bölmeler: Toplantı odası ve yönetici odası camları etiket ve bant izlerinden temizlenir.
• Zemin türü: Halı kaplı ofislerde derin vakum, sert zeminlerde uygun ürünle silme yapılır.

Eski ofisin teslimi

Eski ofisin temizliği, kira sözleşmesinde mekânın "teslim alındığı gibi" iade edilmesi şartı varsa doğrudan depozito ve teslim tutanağıyla ilgilidir. Mal sahibiyle anlaşmazlık çoğunlukla şu noktalarda çıkar:

• Duvarlardaki pano, askı ve bant izleri.
• Halıflekste sandalye tekerleği izleri ve lekeler.
• Mutfak ve tuvaletin durumu.
• Asma tavan ve aydınlatma armatürlerindeki toz.
• Bırakılan kablo, eski mobilya ve atıklar.

Temizlik bitince her odayı farklı açılardan fotoğraflamak ve teslim tutanağına durumu yazmak, sonradan çıkabilecek tartışmaları azaltır. Boya ve tamir gerektiren durumlar temizlik kapsamı dışındadır; bunlar ayrıca planlanmalıdır.

Tek sayfalık kontrol listesi

Zamanlamada sık yapılan hatalar

• Yeni ofisi tadilat bitmeden temizletmek: Son rötuşlar yeniden toz çıkarır.
• Eski ofisi eşyalar çıkmadan temizletmek: Taşınma sırasında zemin ve duvarlar yeniden kirlenir.
• Teslim gününe temizliği bırakmak: Ek bir iş çıkarsa yetiştirecek zaman kalmaz.

Temizliğin maliyetini hangi kalemlerin belirlediğini merak ediyorsanız ofis temizliği teklifi nasıl hazırlanır yazısına göz atabilirsiniz.

Taşınma günü atık ve ambalaj yönetimi

Ofis taşınmasının en az konuşulan konusu atıklardır. Kartonlar, streç film, köpük dolgular, eski kablolar ve atılacak mobilyalar bir anda koridorları doldurur. Bunlar planlanmazsa yeni ofisin temizliği boşa gider, eski ofisin teslimi de gecikir.

• Toplama noktası belirleyin: Yeni ofiste ambalajların biriktirileceği tek bir alan seçin; tercihen girişe yakın ve zemini korunmuş bir köşe.
• Geri dönüşümü ayırın: Karton ve plastik ayrı toplanırsa atık alımı kolaylaşır.
• Elektronik atıkları ayrı tutun: Eski bilgisayar, yazıcı ve kablolar evsel atıkla birlikte atılmaz; uygun toplama noktasına verilmelidir.
• Büyük eşyalar: Atılacak eski mobilya için belediyenin ya da bina yönetiminin kurallarına uyun; ortak alanlara bırakılan eşya komşu ve yönetimle sorun yaratır.

Çalışanlar için kısa bir yönlendirme

Taşınmanın ilk haftasında çalışanların alışkanlıkları ofisin temizliğini doğrudan etkiler. Kısa bir bilgilendirme notu çok şeyi çözer:

1. Mutfakta neyin nerede durduğu, ortak buzdolabının kuralları.
2. Geri dönüşüm kutularının yeri.
3. Kişisel eşyaların masa üstünde değil, dolaplarda tutulması.
4. Temizlik ekibinin hangi gün ve saatte geldiği.

Yeni ofise düzenli bir temizlik planıyla başlamak, ilk aylarda oluşabilecek dağınıklığı baştan önler. Eski ofiste olduğu gibi her şeyin kendiliğinden yoluna girmesini beklemek yerine, ilk günden bir düzen kurmak çok daha kolaydır.

Bütçeyi planlarken

Ofis taşınmasında temizlik genellikle bütçenin en sonuna bırakılır ve son dakikada aceleyle ayarlanır. Oysa iki ayrı temizlik, bir de kurulum sonrası kısa tur söz konusu olduğunda, bunların baştan tek bir plan halinde fiyatlandırılması hem tarih hem maliyet açısından daha sağlıklıdır. Yeni ofiste tadilat yapıldıysa kalıntı miktarı, eski ofiste ise kullanım süresi ve teslim şartları maliyeti etkiler.

Planlama sırasında mal sahibinden eski ofisin teslim şartlarını yazılı olarak öğrenmek de önemlidir. Halıflekslerin yıkatılması, duvarların boyanması ya da yalnızca süpürülüp silinmesi gibi beklentiler birbirinden çok farklıdır. Bu şartlar netleşmeden yapılan temizlik ya eksik kalır ya da gereğinden kapsamlı olur. Teslim şartlarını bilen bir temizlik ekibi, işi doğrudan tutanağa bakarak planlar.

Kısacası ofis taşınmasında temizlik, taşınma takviminin bir parçası olarak ele alındığında sorun çıkarmaz. Tarihleri nakliye firması, mobilya tedarikçisi ve mal sahibiyle birlikte yazıya dökmek, hangi günün hangi işe ayrıldığını herkes için netleştirir.

Taşınma takviminizi paylaşırsanız Kuzey Temizlik ekibi iki ofisi de yerinde görüp temizlik günlerini taşınma planınıza göre yerleştirir.