Ofis temizliği teklifi nasıl hazırlanır? Fiyatı etkileyen kalemler

Kısa cevap: Ofis temizliğinde maliyeti belirleyen en önemli kalemler çalışan sayısı, temizliğin sıklığı ve saatidir. Kalabalık bir ofiste tuvalet, mutfak ve çöp yükü artar; her gün temizlik ile haftada iki gün temizlik arasında doğal olarak fark vardır. Sarf malzemenin (tuvalet kâğıdı, sabun, çöp poşeti) teklife dahil olup olmadığı da toplamı belirgin şekilde değiştirir.

Teklif öncesi keşifte neye bakılır?

Doğru bir teklif için ofisin yalnızca metrekaresi değil, nasıl kullanıldığı da bilinmelidir. Keşifte şu bilgiler toplanır:

• Toplam alan ve oda sayısı; açık ofis mi, kapalı odalar mı?
• Çalışan sayısı ve gün içinde gelen ziyaretçi yoğunluğu.
• Tuvalet, lavabo ve mutfak sayısı.
• Zemin türleri: halıflekste vakum, sert zeminde silme farklı zaman alır.
• Cam bölmeler, toplantı odaları, sunucu ya da arşiv odası gibi özel alanlar.
• Bina erişimi: kart sistemi, güvenlik, mesai dışı giriş izni.

Fiyatı belirleyen kalemler

Mesai içi mi, mesai dışı mı?

Bu seçim hem fiyatı hem iş kalitesini etkiler. Mesai dışında temizlik, masaların ve zeminin rahatça ele alınmasını sağlar; ancak bina güvenliği ve giriş düzeni gerektirir. Mesai içinde temizlik ise tuvalet ve mutfak gibi gün boyu kirlenen alanların sürekli kontrolünü mümkün kılar. Birçok ofis için en iyi çözüm, esaslı temizliği mesai dışında, ara kontrolleri mesai içinde yapmaktır. Bu dengeyi ofis temizliği mesai içi mi dışı mı yazısında tartıştık.

Sarf malzeme: dahil mi, ayrı mı?

Sarf malzemesi iki şekilde ele alınır:

1. Teklife dahil: Firma, belirlenen tüketim için malzemeyi kendisi getirir. Bütçe sabit olur; ancak tüketim beklenenden fazla olursa nasıl davranılacağı yazılmalıdır.
2. Ofis tarafından temin: Ofis kendi malzemesini alır, firma yalnızca işçilik ve temizlik kimyasalı sağlar. Tüketim ofisin kontrolündedir.

Temizlik kimyasalları ile sarf malzemeyi karıştırmamak gerekir: biri temizlik için kullanılır, diğeri çalışanlar tarafından tüketilir. Ayrıntısı temizlik fiyatına malzeme dahil mi yazısında.

İyi bir teklifte neler yazmalı?

• Görev listesi: Hangi alan, hangi iş, hangi sıklıkla.
• Çalışma günleri ve saatleri.
• Personel sayısı ve süresi.
• Malzeme ve ekipmanın kimden olduğu.
• Dönemsel işlerin (cam, halıfleks, derin temizlik) dahil olup olmadığı.
• Sözleşme süresi ve fiyat güncelleme koşulları.
• Fatura ve ödeme şekli.
• Personel değişikliği ya da izin durumunda işin nasıl aksatılmadan sürdürüleceği.

Birden fazla teklifi yan yana koyarken yalnız toplam tutara değil bu maddelere bakmak, gerçek farkı gösterir. Yöntemini üç temizlik teklifini karşılaştırma yazısında anlattık.

Teklifi küçültmenin akıllıca yolları

• Her alanı aynı sıklıkla temizletmek yerine, yoğun kullanılan alanları sık, az kullanılan odaları seyrek planlamak.
• Çalışanların masa üstünü düzenli bırakması; temizlik süresini kısaltır.
• Dönemsel işleri yılın belirli dönemlerine toplamak.
• Sarf malzemesini toplu almak, gerekiyorsa ofis tarafından temin etmek.

Hizmetin kapsamını ofis temizliği sayfamızda görebilirsiniz.

Görev listesi örneği

Teklifin en değerli parçası görev listesidir. Kısa bir örnek, nasıl yazılması gerektiğini gösterir:

Bu tablo hem teklif karşılaştırmasında hem de işin sonradan denetlenmesinde kullanılır. Sözleşmeye eklenmesi, ilerleyen aylarda kapsam tartışmalarını önler.

Deneme süresi ve değerlendirme

Yeni bir firmayla çalışmaya başlarken ilk haftaları bir değerlendirme dönemi gibi görmek faydalıdır. Bu sürede görev listesinin gerçekçi olup olmadığı, sıklığın yetip yetmediği ve sarf tüketimi netleşir. Gerekirse liste güncellenir; örneğin tuvaletlere gün içinde ek kontrol eklenir ya da az kullanılan bir toplantı odasının sıklığı azaltılır.

Düzenli bir geri bildirim düzeni kurmak da işin kalitesini korur. Ofiste temizlikle ilgili notları toplayan bir sorumlu belirlemek, şikâyetlerin dağınık şekilde iletilmesinden daha verimlidir.

Fiyat güncelleme ve sözleşme süresi

Ofis temizliği çoğunlukla bir yıllık ya da belirsiz süreli sözleşmeyle yürütülür. Bu süre içinde asgari ücret, malzeme fiyatları ve ofisin kendisi değişebilir. Teklifte ve sözleşmede fiyatın hangi koşullarda ve hangi yöntemle güncelleneceğinin yazılması, ilerleyen aylarda iki tarafı da korur. Ofis büyür ya da küçülürse, örneğin yeni bir kat eklenir ya da çalışan sayısı azalırsa, görev listesinin ve bedelin birlikte gözden geçirilmesi gerekir. Sözleşmenin sona erme ve fesih koşulları da baştan, açık bir dille yazılmalıdır.

Bir teklifi değerlendirirken firmanın personel düzenini de sormak faydalıdır: ofise her gün aynı kişinin mi geleceği, izin ve hastalık durumunda yerine kimin bakacağı, personelin sigortalı olup olmadığı ve iş güvenliği eğitimi alıp almadığı. Bu bilgiler teklifin rakamında görünmez ama hizmetin sürekliliğini doğrudan belirler. Ayrıca temizlik personelinin ofiste hangi alanlara gireceği, anahtar ve kart teslimi gibi güvenlik konuları da sözleşmede yer almalıdır.

Son olarak, teklifi hazırlayan firmanın ofisi gerçekten yerinde görüp görmediğine dikkat edin. Yerinde bakılmadan yalnız metrekareyle verilen bir fiyat, ilk aylarda kapsam ya da bedel değişikliğine yol açabilir.

Ofisinizi yerinde görüp görev listesi, sıklık ve malzeme kalemleri ayrı ayrı yazılmış bir teklif hazırlamamızı isterseniz Kuzey Temizlik ekibine 0553 829 36 38 üzerinden ulaşabilirsiniz.