Ofis temizliği mesai içinde mi, mesai dışında mı yapılmalı?

Kısa cevap: Çoğu ofis için ana temizlik mesai dışında, yani akşam kapanıştan sonra veya sabah açılıştan önce yapılmalıdır; böylece süpürge sesi ve ıslak zemin kimseyi rahatsız etmez, ekip boş alanda daha hızlı ilerler. Kalabalık ofislerde buna WC, mutfak ve giriş için gün içi kısa kontroller eklenir. Mesai dışı çalışılacaksa anahtar, alarm ve kapanış sorumluluğu yazılı olarak netleştirilmelidir.

"Temizlikçi ne zaman gelsin?" sorusu basit görünür ama verimlilik, güvenlik ve maliyet açısından sonuçları vardır. Doğru saat, ofisin büyüklüğüne, çalışma düzenine ve ziyaretçi trafiğine göre değişir.

Mesai dışı temizliğin artıları ve dikkat edilecekler

• Kesintisiz çalışma: Masalar boş, zeminler engelsiz; aynı iş daha kısa sürede biter.
• Çalışana saygı: Telefon görüşmesi ve toplantı sırasında süpürge sesi olmaz.
• Kuruma süresi: Yıkanan zemin sabaha kadar kurur, kayma riski kalmaz.

Öte yandan:

• Ekip binada yalnız kalacağı için anahtar, alarm ve kapanış kuralları gerekir.
• Gün içinde oluşan dağınıklık ertesi akşama kadar beklemek zorunda kalır.
• Çalışanlar temizliği görmediği için "temizlik yapılmıyor" algısı oluşabilir; bu yüzden basit bir kontrol çizelgesi işe yarar.

Mesai içi temizlik ne zaman mantıklı?

Bazı iş yerlerinde gün içi temizlik bir lüks değil, zorunluluktur:

• Müşteri ve ziyaretçi trafiği yoğun ofisler, bekleme salonları,
• WC'si çok sayıda kişi tarafından kullanılan katlar,
• öğle yemeği ofiste yenen, mutfağı yoğun kullanılan ekipler,
• kışın girişe çamur ve kar taşınan binalar.

Bu durumlarda gün içi personel, ağır işleri değil kontrol işlerini yapar: WC'de kâğıt ve sabun, mutfakta tezgâh ve çöp, girişte paspas ve ıslak zemin. WC kontrolünün sıklığı için iş yeri tuvaleti ne sıklıkla temizlenmeli yazımıza bakabilirsiniz.

Karma model: çoğu ofis için en dengeli seçenek

Akşam mı sabah mı sorusunun cevabı ofise göre değişir. Akşam yapılan temizlikte ofis sabaha hazır olur; sabah erken temizlik ise anahtarın daha kısa süre dışarıda kalmasını ve güvenlik görevlisinin olduğu saatlere denk gelmeyi sağlayabilir.

Anahtar, alarm ve kapanış düzeni

Mesai dışı temizlikte en çok sorun çıkaran konu teknik değil, idari ayrıntılardır. Başlamadan önce şunları yazılı belirleyin:

1. Anahtar veya kartı kim teslim alıyor, kaç kopya var, nerede saklanıyor?
2. Alarm kodu kime veriliyor; personel değişirse kod nasıl güncelleniyor?
3. Kapanışta kim pencereleri, ışıkları, kahve makinesini ve kapıları kontrol ediyor?
4. Giriş ve çıkış saatleri nereye kaydediliyor?
5. Bir arıza veya alarm durumunda kim aranıyor?

Bunlar, hizmet sözleşmesinin bir eki olarak yazılabilir. Dışarıdan hizmet alınırken sorumlulukların nasıl paylaşıldığı için temizlik hizmet alımında alt işveren sorumluluğu yazımıza göz atabilirsiniz.

Gizlilik ve masa düzeni

Mesai dışında çalışan ekip boş ofiste evraklarla yalnız kalır. Bu yüzden temiz masa kuralı hem temizlik hem gizlilik için faydalıdır: gizli evrak kilitli dolaba konur, masada yalnızca ekipman kalır. Temizlik personeli de masadaki evraka, ekrana ve çekmecelere dokunmaz; yalnızca boş yüzeyleri siler.

Kararı vermek için üç soru

• Günde kaç kişi ve kaç ziyaretçi ofisi kullanıyor?
• Ofiste mesai dışında kimse var mı, bina güvenliği hangi saatlerde?
• Gün içinde en çok hangi alan şikâyet konusu oluyor?

Ofis tipine göre örnek düzenler

Aynı soru her ofiste farklı bir cevap bulur. Birkaç tipik örnek, kendi durumunuzu değerlendirmenize yardımcı olabilir:

• Küçük muhasebe veya hukuk bürosu: Ziyaretçi az, evrak çok. Haftada birkaç gün mesai dışı temizlik genellikle yeterlidir; gizlilik nedeniyle temiz masa kuralı önemlidir.
• Müşteri kabul eden ofis: Giriş, bekleme salonu ve WC gün içinde de düzgün görünmelidir. Sabah açılış öncesi temizlik ile öğleden sonra kısa bir tur iyi bir dengedir.
• Kalabalık açık ofis: Her gün mesai dışı temizlik, buna ek olarak WC ve mutfak için gün içi kontroller gerekir.
• Vardiyalı çalışan ofis veya çağrı merkezi: "Mesai dışı" diye bir zaman olmayabilir. Bu durumda alanlar bölünür ve sırayla, çalışanların en az olduğu saatlerde temizlenir.

Gürültü ve ıslak zemin yönetimi

Gün içinde temizlik yapmak zorunlu olduğunda bile çalışanların rahatsızlığı azaltılabilir. Sessiz çalışan süpürgeler, toplantı saatlerinin dışında yapılan işler ve "dikkat ıslak zemin" levhası temel önlemlerdir. Zemin silinirken alanın yarısı kuru bırakılarak geçiş yolu açık tutulur; böylece hem kayma riski azalır hem de çalışanlar işini aksatmadan dolaşabilir.

Değerlendirme ve geri bildirim

Hangi modeli seçerseniz seçin, ilk ayı bir deneme dönemi gibi düşünün. Çalışanlardan kısa bir geri bildirim almak, ofis yöneticisinin haftada bir yaptığı kısa bir tur ve temizlik ekibiyle aylık bir görüşme, saat diliminin ve iş listesinin doğru olup olmadığını gösterir. Gerekirse saat ya da gün değiştirilir; amaç ofisin gerçek kullanımına uyan bir düzen bulmaktır.

Saat seçimi maliyeti de etkiler. Mesai dışında çalışan bir ekip daha kısa sürede daha çok iş çıkarabilir; buna karşın gece veya çok erken saatlerde çalışmanın kendine özgü düzenlemeleri vardır. Teklif alırken hangi saat diliminin istendiğini açıkça belirtmek, sonradan sürpriz yaşanmasını önler.

Bu soruların cevabı genellikle saati de belirler. Ofisinize uygun saat dilimini ve iş listesini birlikte çıkarmak isterseniz ofis temizliği sayfamızı inceleyebilir, Kuzey Temizlik ile bir keşif günü belirleyebilirsiniz.