Yıllık temizlik sözleşmesinde fiyat artışı nasıl belirlenmeli?

Kısa cevap: Fiyat artışı, sözleşme imzalanırken yazılan açık bir formüle bağlanmalıdır. Temizlik hizmetinde maliyetin büyük kısmı işçilik olduğu için artış çoğunlukla asgari ücret değişimine, malzeme ve diğer giderler için ise TÜİK'in açıkladığı TÜFE'ye bağlanır; ikisini ağırlıklandıran karma formül de yaygındır. Artışın hangi tarihte uygulanacağı, nasıl bildirileceği ve taraflardan biri kabul etmezse sözleşmenin nasıl sona ereceği de aynı maddede yazılmalıdır.

Neden baştan bir formül gerekir?

Formülsüz bir yıllık sözleşmede fiyat güncellemesi her seferinde pazarlığa döner. Firma maliyetlerinin arttığını söyler, müşteri bütçesinin sabit olduğunu. Önceden kararlaştırılmış bir yöntem olduğunda ise tartışma "artış olacak mı" sorusundan çıkar, yalnız hesabın doğruluğuna iner.

Bu yaklaşım iki tarafı da korur. Müşteri bütçesini önceden tahmin edebilir; firma da hizmet kalitesini düşürmeden maliyet artışını karşılayabilir. Fiyatı tutmak için personel sayısının azaltılması ya da sürenin kısaltılması, en sık görülen gizli kalite düşüşüdür.

Hangi göstergeye bağlanmalı?

Karma formülde, hizmet bedelinin ne kadarının işçilik, ne kadarının malzeme ve diğer gider sayılacağı taraflarca belirlenir ve her bölüm kendi göstergesiyle güncellenir. Burada oranları iki tarafın gerçek maliyet yapısına göre konuşması gerekir; hazır bir oran kopyalamak doğru değildir.

Sabit personelin bulunduğu hizmetlerde (örneğin her gün ofiste çalışan bir temizlik görevlisi) işçilik payı yüksektir ve asgari ücret değişimi maliyete doğrudan yansır. Haftada birkaç gün gelen ekip modelinde ise ulaşım, ekipman ve malzeme payı görece artar. Bu nedenle aynı formülün her sözleşmeye uygulanması, bir tarafın zararına sonuç verebilir.

Formülün sözleşmeye yazılmasından sonra, ilk imza tarihinde bir örnek hesap yapmak faydalıdır. Örnek hesap, iki tarafın formülü aynı şekilde anladığını gösterir ve ilk güncelleme döneminde çıkabilecek yorum farklarını baştan ortadan kaldırır.

Fiyat güncelleme maddesinde neler yazmalı?

1. Güncelleme tarihi: Yılda bir mi, asgari ücret değiştiğinde mi?
2. Gösterge: Asgari ücret, TÜFE ya da karma; kaynak olarak resmi açıklamalar.
3. Hesap dönemi: Hangi aydan hangi aya olan değişim esas alınacak?
4. Bildirim: Firma yeni fiyatı nasıl ve hangi kanaldan bildirecek, hesabı nasıl gösterecek?
5. Üst sınır: Taraflar isterse artışa bir tavan koyabilir.
6. Kabul etmeme halinde: Müşteri yeni fiyatı kabul etmezse sözleşme hangi süreyle ve nasıl sona erer?

Kurumsal tekliflerin yapısını ofis temizliği teklifi nasıl hazırlanır yazımızda daha ayrıntılı anlattık.

Kapsam değişikliği ayrı bir konudur

Fiyat artışı ile kapsam değişikliği sık karıştırılır. Ofisin bir kat büyümesi, temizlik gününün artması ya da yeni bir alanın eklenmesi; enflasyon farkı değil, yeni bir iştir. Bu yüzden sözleşmede:

• Mevcut kapsamın alan, sıklık ve personel olarak listelenmesi,
• Kapsam değişirse ek bedelin nasıl hesaplanacağı,
• Kapsam küçülürse fiyatın nasıl düşeceği

ayrıca yazılmalıdır. Böylece her değişiklik yeni bir pazarlık konusu olmaz.

Uygulamada kapsam değişikliği çoğu zaman yavaş yavaş olur. Önce bir toplantı odası eklenir, ardından mutfak kullanımı artar, sonra bir depo alanı. Her biri küçük göründüğü için konuşulmaz; bir yıl sonra ise ekip ilk sözleşmedekinden belirgin şekilde fazla iş yapmaktadır. Bu birikim, fiyat güncelleme döneminde beklenmedik büyük bir artış talebine dönüşebilir. Altı ayda bir kısa bir kapsam gözden geçirmesi yapmak, iki tarafın da gerçeği aynı şekilde görmesini sağlar.

Apartman ve siteler için özel durum

Apartman ve site yönetimlerinde temizlik gideri işletme projesine yazılır ve kat malikleri kurulunda onaylanır. Yıl içinde gelen bir artış, onaylı bütçeyi aşabilir. Bu nedenle site ve apartman sözleşmelerinde güncelleme tarihinin bütçe dönemiyle uyumlu olması işi kolaylaştırır. Konuyu işletme projesine temizlik gideri ve site yönetimi temizlik ihalesi şartnamesi yazılarımızda ayrıca ele aldık.

Fesih hakkı: dengeli bir çıkış yolu

Fiyat artışı maddesi ne kadar iyi yazılmış olursa olsun, taraflardan birinin artık devam etmek istememesi her zaman mümkündür. Bu durumu önceden düzenlemek, ilişkinin kötü bitmesini önler.

İyi bir sözleşme, ilişki yürümediğinde iki tarafa da makul bir çıkış imkânı verir. Fesih maddesinde şu sorular cevaplanmalıdır:

• Fesih için hangi süre önceden ve hangi yolla bildirim yapılacak?
• Hizmet kalitesine ilişkin ciddi ve tekrarlayan sorunlarda süreç nasıl işleyecek?
• Fesih anında ödenmemiş dönemler ve teslim edilen ekipman nasıl kapatılacak?

Bu süreleri ve koşulları iki tarafın ihtiyacına göre birlikte belirlemek gerekir; hukuki ayrıntılar için bir hukukçunun görüşünü almak faydalıdır.

Artışın hizmete yansıması

Fiyat güncellemesi yapılırken hizmet kalitesinin de aynı masada konuşulması iyi bir alışkanlıktır. Yıl içinde yaşanan aksaklıklar, personel değişiklikleri ve müşteri memnuniyeti gözden geçirilirse, artış yalnız bir rakam değil, devam eden bir iş birliğinin parçası olur. Düzenli denetim formları ve kısa aylık değerlendirmeler bu görüşmeyi kolaylaştırır.

İmzadan önce son kontrol

Sözleşme metni ne kadar uzun olursa olsun, imzadan önce şu beş soruya net cevap bulabiliyor olmanız gerekir. Bulamıyorsanız, ilgili maddeyi açıklığa kavuşturmadan imzalamayın.

1. Artış formülü tek anlamlı mı, örnek bir hesapla denendi mi?
2. Gösterge ve kaynak açıkça yazılı mı?
3. Kapsam listesi ekte mi?
4. Fatura dönemi, vade ve KDV durumu belli mi?
5. Fesih ve bildirim koşulları iki taraf için dengeli mi?

Ofisiniz, siteniz ya da iş yeriniz için uzun süreli bir temizlik düzeni planlıyorsanız Kuzey Temizlik size kapsamı ve fiyat güncelleme yöntemini açıkça yazılmış bir teklif hazırlar. Ayrıntılar için ofis temizliği sayfamıza göz atabilirsiniz.