Site yönetimi temizlik ihalesi nasıl yapılır? Şartname hazırlama

Kısa cevap: Site temizlik firması, önce yazılı bir şartname hazırlanıp tüm firmalardan aynı şartnameyle teklif istenerek seçilmelidir. Şartnamede iş tanımı ve sıklıklar, personel sayısı ve nitelikleri, malzeme ve ekipman, denetim yöntemi, aksaklık halinde uygulanacak kesinti ya da fesih koşulları yer alır. Seçim ve sözleşme, sitenin yönetim planına uygun biçimde yetkili kurulun kararıyla yapılır.

Site temizliğindeki sorunların çoğu işin baştan belirsiz tanımlanmasından çıkar. "Ortak alanlar temizlenecek" diye başlayan bir anlaşma kısa sürede "otopark dahil miydi?" tartışmasına döner. Şartname bu tartışmayı baştan önler.

Şartnamenin beş temel bölümü

1. İş tanımı: Alan alan, sıklık sıklık

Şartnamenin kalbi iş tanımıdır. Her alan için ne yapılacağını ve ne sıklıkla yapılacağını yazın:

Sıklıklar örnektir; sitenin büyüklüğüne ve kullanımına göre yönetim belirler. "Diğer ortak alanlar" gibi genel ifadeler yerine alanları tek tek sayın; listede olmayan her alan ileride tartışma konusu olur.

2. Personel şartları

• Sitede sürekli bulunacak personel sayısı ve çalışma saatleri
• İzin ve hastalık durumunda yedek personel
• Personelin sigortalı olması ve bildirimlerin belgelendirilmesi
• İş sağlığı ve güvenliği eğitimleri, iş kıyafeti ve kişisel koruyucu donanım
• Sakinlerle iletişim kuralları ve sorumlu bir saha yetkilisi

Personeli doğrudan istihdam etmek ile firmadan hizmet almak arasındaki farkı site temizlik personeli mi firma mı yazısında karşılaştırdık.

3. Malzeme, ekipman ve sarflar

Temizlik kimyasalları, makineler ve sarf malzemelerinin (çöp poşeti, tuvalet kâğıdı vb.) kime ait olduğu açıkça yazılmalıdır. Firma sağlıyorsa kullanılacak ürünlerin listesi ve güvenlik bilgi formları istenebilir. Malzeme yönetimde kalacaksa stok takibinin nasıl yapılacağı belirlenir.

4. Denetim ve raporlama

Şartnameye yazılmayan denetim uygulanamaz. Basit ama düzenli bir sistem yeterlidir:

1. Alan bazlı kontrol listesi ve imzalı günlük çizelge
2. Yönetimin belirli aralıklarla yaptığı habersiz kontrol
3. Sakin şikâyetlerinin kayda alınması ve çözüm süresi
4. Aylık kısa değerlendirme toplantısı

Kontrol listesinin şartnameye ek olarak konması, firmanın neye göre denetleneceğini baştan bilmesini sağlar ve değerlendirmeyi kişisel izlenimden çıkarır.

5. Aksaklık ve ceza maddeleri

Ceza maddelerinin amacı cezalandırmak değil, beklentiyi ölçülebilir kılmaktır. Makul ve uygulanabilir olmalıdır:

• Personelin işe gelmemesi ve yedek gönderilmemesi halinde ilgili günün hizmet bedelinden kesinti
• Aynı eksikliğin yazılı uyarıya rağmen tekrarlanması halinde kademeli yaptırım
• Sürekli tekrarlayan aksaklıkta sözleşmenin feshi ve bildirim usulü
• Ortak alandaki demirbaşa verilen hasarın tazmini

Oranları ve süreleri kendi sitenize göre belirleyin; aşırı ağır maddeler iyi firmaların teklif vermesini caydırabilir.

Teklif toplama ve karşılaştırma

Şartnameyi birkaç firmaya aynı anda gönderin ve teklifleri aynı tarihte değerlendirin. Firmalardan alan keşfi yapmalarını isteyin. Karşılaştırırken yalnızca toplam rakama değil, personel sayısına, saatlere ve hariç tutulan kalemlere bakın. Yöntem için üç temizlik teklifi nasıl karşılaştırılır yazısından yararlanabilirsiniz.

Kurul kararı ve bütçe

Firma seçimi ve sözleşme, sitenin yönetim planında yetkili kılınan organın kararıyla yapılmalıdır; çoğu sitede bu yönetim kurulu ya da kat malikleri kurulu olur. Kararın tarihli ve imzalı olarak karar defterine işlenmesi, ileride çıkabilecek itirazlarda yönetimi korur. Temizlik giderinin bütçeye nasıl yansıtılacağını işletme projesine temizlik gideri yazısında anlattık.

Sözleşmeye geçerken dikkat edilecekler

Firma seçildikten sonra şartname, sözleşmenin eki haline getirilmelidir. Böylece teklif aşamasında konuşulan her şey bağlayıcı olur. Sözleşmede ayrıca şunlar yer almalıdır:

• Sözleşmenin süresi ve yenileme koşulları
• Ödeme günü ve faturalandırma şekli
• Fiyatın sözleşme süresince nasıl güncelleneceği
• Personel değişikliğinde yönetime bilgi verilmesi
• Sitenin anahtar, depo ve malzeme odası kullanım kuralları

Sık yapılan hatalar

1. Yalnızca fiyata göre seçim: Personel sayısı ve saatleri düşük tutulmuş bir teklif ilk bakışta cazip görünür, ama ilk kış aylarında şikâyetler başlar.
2. Sözlü anlaşmalar: "Kar yağınca giriş de temizlenir" gibi sözlü vaatler şartnamede yoksa uygulanması zorlaşır.
3. Mevsimsel işleri unutmak: Kar küreme, buzlanmaya karşı önlem, bahar döneminde cam ve otopark yıkaması gibi işler yıllık plana yazılmalıdır.
4. Sakinleri bilgilendirmemek: Temizlik günleri ve saatleri duyurulmazsa ıslak zemin, kapı önündeki eşyalar ve şikâyetler kaçınılmaz olur.

Şartnameyi bir kez hazırladıktan sonra her yıl sözleşme yenilenirken güncellemek yeterlidir. Yıl içinde biriken şikâyetler ve denetim notları, bir sonraki şartnamenin en iyi kaynağıdır.

Şartname hazırlığı ilk kez yapılıyorsa mevcut firmanın ya da personelin bugün gerçekte ne yaptığını birkaç hafta boyunca not etmek iyi bir başlangıçtır. Hangi alanların her gün, hangilerinin ara sıra temizlendiğini, hangi konularda şikâyet geldiğini görmek, kâğıt üzerinde ideal bir liste yazmaktan daha gerçekçi bir iş tanımı ortaya çıkarır. Yönetim kurulunda farklı görüşler varsa, taslak şartnameyi kat maliklerine kısa bir duyuruyla paylaşmak ve görüş toplamak da kararın sahiplenilmesini kolaylaştırır.

İyi hazırlanmış bir şartname, yalnızca firmayı seçerken değil, sözleşme süresince de yönetimin elindeki en önemli araçtır. Bir şikâyet geldiğinde "bu iş kapsamda mı?" sorusunun cevabı tartışmaya gerek kalmadan şartnamede bulunur. Bu da hem yönetimi hem de firmayı gereksiz gerginliklerden korur, sakinlerin hizmetten beklentisini de netleştirir. Şartnameyi karar defterinin yanında saklamak ve yönetim değiştiğinde dosyayla birlikte devretmek, sürekliliği korumanın basit bir yoludur.

Sitenizin şartnamesi hazırsa ya da birlikte netleştirmek isterseniz Kuzey Temizlik, alan keşfi yaparak şartnamedeki her kaleme karşılık gelen bir bina temizliği teklifi sunabilir.