Sitede kendi temizlik personeli mi, firma hizmeti mi daha avantajlı?

Kısa cevap: Büyük bir sitede kendi temizlik personelini çalıştırmak, işin her adımını doğrudan yönetme imkânı verir ama siteyi tam anlamıyla işveren yapar: bordro, sigorta, yıllık izin, iş güvenliği ve ayrılıkta tazminat riski sitenin üzerindedir. Firma hizmetinde bu yüklerin çoğu firmaya geçer ve izin ya da hastalık günlerinde yerine biri gönderilir. Karar, sitenin büyüklüğüne, yönetimin zamanına ve ne kadar denetim yapabileceğine göre verilmelidir.

Bu soru genellikle bir kapıcı emekli olduğunda, bir personel işten ayrıldığında ya da yeni bir site ilk işletme projesini hazırlarken gündeme gelir.

Personel istihdam etmek siteye hangi yükümlülükleri getirir?

Site yönetimi bir kişiyi işe aldığında, bir şirketin işçisine karşı taşıdığı sorumlulukların neredeyse tamamını taşır. Yöneticinin aklında tutması gerekenler:

• Sigorta ve bordro: İşe giriş bildirimi, aylık prim ve muhtasar beyanlar zamanında yapılmalı. Bunun için çoğu site bir mali müşavirle çalışır; bu da ayrı bir gider kalemidir.
• Yıllık izin ve hafta tatili: Personelin izin hakkı vardır. İzin döneminde işin kim tarafından yapılacağı ayrıca planlanmalıdır.
• İş sağlığı ve güvenliği: Risk değerlendirmesi, çalışan eğitimi, kişisel koruyucu donanım ve gerektiğinde iş güvenliği uzmanı hizmeti işverenin görevidir.
• Ayrılık ve tazminat: Uzun süre çalışan bir personelin işten ayrılması ya da çıkarılması, birikmiş kıdem ve ihbar alacaklarını bir anda gündeme getirebilir.
• Malzeme ve ekipman: Deterjan, makine, yedek parça ve bunların güvenli saklanması da yönetimin işidir.

Tazminat konusundaki ayrıntılar için kapıcı işten çıkarılırsa kıdem tazminatı yazımıza bakabilirsiniz.

Firma hizmetinde neler değişir?

Temizlik firmasıyla çalışıldığında personel firmanın çalışanıdır. Bordro, izin, ekipman ve ekip içi yedekleme firmanın sorumluluğundadır. Site yönetimi ise sözleşmede yazan işin yapılıp yapılmadığını denetler.

Ancak bu, yönetimin tamamen sorumluluktan kurtulduğu anlamına gelmez. Sürekli olarak sitenin işini yapan firma personeli bakımından site, alt işveren ilişkisindeki asıl işveren konumuna düşebilir ve işçilik alacaklarından firmayla birlikte sorumlu tutulabilir. Bu yüzden firmanın personelini sigortalı çalıştırdığını düzenli olarak belgelemesini istemek gerekir. Konunun hukuki çerçevesini temizlik hizmet alımında alt işveren sorumluluğu yazısında ayrıca ele aldık.

Yan yana karşılaştırma

Kendi personeli hangi durumda mantıklı?

Her sitenin cevabı aynı değildir. Kendi personeli şu koşullarda daha anlamlı olabilir:

• Sitenin profesyonel bir yönetim ofisi, insan kaynakları ve muhasebe desteği varsa.
• Temizliğin yanında bahçe, havuz, teknik takip gibi birbirine bağlı işler aynı ekipten bekleniyorsa ve bu ekip uzun süre aynı kalacaksa.
• Yönetim, izin ve hastalık günleri için yedek bir düzen kurabiliyorsa.

Buna karşılık gönüllü yöneticiyle idare edilen, yönetim kurulu her yıl değişen sitelerde işverenlik yükü çoğu zaman beklenenden ağır gelir. Bordrodaki bir gecikme ya da eksik bir iş güvenliği eğitimi, yeni gelen yönetime devreden bir sorun hâline gelir.

Firmayla çalışırken yönetim neyi kontrol etmeli?

1. Yazılı kapsam: Hangi blokta, hangi alanın, haftanın hangi günü temizleneceği tek tek yazılmalı.
2. Personel belgeleri: Siteye gelen görevlilerin sigorta kaydı ve iş güvenliği eğitimi belgeleri dönem dönem istenmeli.
3. Yedekleme taahhüdü: Görevli gelemediğinde yerine kimin geleceği sözleşmede açıkça yer almalı.
4. Raporlama: Ziyaret sonrası fotoğraflı rapor ya da imzalı çizelge gibi bir kanıt düzeni kurulmalı.
5. Sorumluluk ve sigorta: Çalışma sırasında bir eşyaya ya da kişiye zarar gelirse bunun nasıl karşılanacağı yazılmalı.

Büyük siteler için teklif toplarken hangi maddelerin şartnamede yer alacağını site yönetimi temizlik ihalesi şartnamesi yazımızda bulabilirsiniz.

Karma model de mümkün

Bazı siteler, girişte ve güvenlikte kendi personelini tutar; ortak alan temizliğini, cam, otopark ve kapsamlı periyodik işleri firmaya verir. Bu düzen, sitenin kendi kadrosunu küçük tutup ağır temizlik ve ekipman gerektiren işleri uzmanına bırakmasını sağlar. Burada önemli olan, iki ekibin görev sınırının yazılı olmasıdır; yoksa “o iş bizim değil” tartışması kaçınılmaz olur.

Gizli maliyetler: kâğıt üzerinde görünmeyenler

Kendi personelini çalıştırmayı düşünen yönetimler genellikle yalnızca net maaşı hesaba katar. Oysa gerçek maliyeti belirleyen kalemler çoğu zaman bütçe tablosunda ayrı bir satır olarak yer almaz:

• İşveren payları: Brüt ücretin üzerine eklenen sigorta primi ve işsizlik sigortası işveren payı.
• Muhasebe ve bordro hizmeti: Aylık beyannamelerin ve bordronun hazırlanması için ödenen ücret.
• İş güvenliği hizmeti: Risk değerlendirmesi, eğitim ve gerektiğinde sağlık gözetimi.
• Tazminat karşılığı: Her yıl biriken ama ayrılık anına kadar görünmeyen yükümlülük.
• İzin ikamesi: Personel izindeyken çağrılan geçici yardım ya da yapılmayan işin biriken yükü.
• Ekipman yenileme: Bozulan zemin makinesi, süpürge ve diğer aletlerin bakım ve yenileme gideri.

Firma tekliflerinde bu kalemlerin karşılığı zaten fiyatın içindedir. Bu yüzden iki modeli karşılaştırırken net maaşı firma teklifiyle değil, yukarıdaki kalemlerin toplamıyla kıyaslamak gerekir. Aksi hâlde kendi personeli yanıltıcı biçimde ucuz görünür.

Geçiş dönemini planlayın

Mevcut personelden firma hizmetine geçilecekse ya da tersi yapılacaksa, bu değişiklik bir gecede yapılmamalıdır. Personelin hakları, iş sözleşmesinin sona erme şekli ve ihbar süreleri hukuki açıdan doğru yönetilmelidir. Bu aşamada bir mali müşavir ve gerekirse hukukçu desteği almak, ileride çıkabilecek bir davanın maliyetinden çok daha düşüktür. Bazı firmalar, mevcut personelin kendi bünyelerinde çalışmaya devam edip edemeyeceğini de değerlendirebilir; bu da kat malikleri arasında tanınan bir yüzün kaybolmaması için tercih edilen bir yoldur.

Karar vermeden önce sorulacak sorular

• Yönetim, işverenlik işlerini yürütecek zamana ve desteğe sahip mi?
• Personel izne çıktığında site kaç gün temizliksiz kalabilir?
• Bir personel ayrıldığında oluşabilecek tazminat için bütçede karşılık ayrılıyor mu?
• Firma modelinde yönetim, aylık belge ve rapor kontrolünü düzenli yapabilecek mi?

Siteniz için iki modelin gerçek maliyetini yan yana görmek isterseniz Kuzey Temizlik ekibi alanları yerinde gezip yazılı bir bina temizliği planı hazırlayabilir; karar yine de sizin yönetiminizindir.