İşletme projesine temizlik gideri nasıl yazılır, itiraz edilebilir mi?

Kısa cevap: Temizlik giderini işletme projesine tek bir toplam olarak değil; düzenli hizmet bedeli, yıl içindeki periyodik işler, malzeme ve küçük bir yedek pay olarak ayrı satırlarla yazın. Proje genel kurulda görüşülür ve kat maliklerine bildirilir; Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre bildirimden itibaren yedi gün içinde itiraz edilmeyen işletme projesi kesinleşir. İtiraz eden kat maliki gerekçesini yazılı olarak bildirmelidir.

İşletme projesi ne işe yarar?

İşletme projesi, apartmanın bir yıllık tahmini gelir ve giderlerini ve her bağımsız bölümün bu giderlere katılma payını gösteren bütçedir. Temizlik çoğu binada bu bütçenin en büyük ve en düzenli kalemlerinden biridir. Kalem ne kadar açık yazılırsa genel kurulda o kadar az tartışma çıkar; kesinleşen bir proje, ödenmeyen aidatların takibinde de yönetimin elini güçlendirir. Bu konunun takip tarafını temizlik aidatı ödemeyen komşu yazısında ele aldık.

Temizlik kalemini oluşturan satırlar

Malzemenin firmada mı yönetimde mi olacağı bütçeyi doğrudan değiştirir; iki modelin farkını apartman temizlik malzemesini kim almalı yazısında anlattık.

Tahmini bütçeyi hazırlamanın adımları

1. Geçen yılı çıkarın: Temizlikle ilgili bütün ödemeleri faturalarıyla listeleyin. Planlanmamış ama yapılmış işleri ayrıca işaretleyin.
2. Bu yılın planını yazın: Hangi periyodik işin yılda kaç kez yapılacağını belirleyin. Kayseri'de kış sonu otopark ve giriş yıkaması gibi mevsimsel işleri unutmayın.
3. Güncel teklif alın: Sözleşme yenilenecekse ya da yeni bir iş eklenecekse yazılı teklif isteyin; tahmini bütçe bu belgelere dayanmalı.
4. Paylaşım esasını belirleyin: Giderin arsa payına göre mi, eşit mi dağıtılacağını yönetim planınıza göre gösterin. Kanun, kapıcı gibi bazı hizmet giderleri için eşit paylaşımı öngörür; yönetim planınız farklı bir düzen içerebilir.
5. Daire başına tutarı gösterin: Her bağımsız bölümün aylık payını ayrı bir tabloda verin. Kat malikleri en çok bu satıra bakar.

Paylaşım esasının ayrıntıları, apartman temizlik giderinin nasıl paylaşıldığını anlatan yazımızda yer alıyor.

Onay, bildirim ve kesinleşme

Yönetici tarafından hazırlanan işletme projesi kat malikleri kurulunda görüşülür. Proje kat maliklerine bildirildikten sonra yedi gün içinde itiraz edilmezse kesinleşir. Kesinleşen işletme projesindeki pay, kat maliki için ödenmesi gereken bir borç hâline gelir.

Bu nedenle bildirimin nasıl ve ne zaman yapıldığını belgelemek önemlidir: imza karşılığı teslim, iadeli taahhütlü posta ya da yönetim planınızda öngörülen başka bir yöntem. Bildirimin tarihi belli değilse itiraz süresinin ne zaman dolduğu da tartışmalı olur.

Kat maliki itiraz edebilir mi?

Evet. Projeye itiraz etmek isteyen kat maliki, yedi günlük süre içinde yönetime yazılı olarak itirazını ve gerekçesini bildirmelidir. Temizlik kaleminde en sık görülen itiraz konuları şunlardır:

• Temizlik giderinin hangi esasla paylaştırıldığı (arsa payı veya eşit pay)
• Bodrumdaki bir dükkânın ya da giriş katındaki dairenin asansör ve merdiven temizliğine neden katıldığı
• Periyodik işlerin gerçekten gerekli olup olmadığı
• Yedek payın yüksek tutulması

İtirazların önemli bir kısmı, bilgi eksikliğinden doğar. Kat maliki, temizlik satırındaki artışın sözleşmedeki güncellemeden mi yoksa yeni bir işten mi kaynaklandığını bilmediğinde itiraz eder. Projeyi dağıtırken kısa bir açıklama notu eklemek ve dayanak belgelerin yönetimde incelenebileceğini belirtmek, itiraz sayısını belirgin biçimde azaltır.

İtiraz geldiğinde yönetici bunu kayda alır ve konuyu kat malikleri kurulunda yeniden görüşmeye açar. Genel kurul kararlarına karşı yargı yolu da vardır; bunun süreleri kısadır ve sonuçları önemlidir, bu yüzden böyle bir aşamada bir hukukçuya danışmak doğru olur.

Yıl ortasında gider değişirse

Temizlik firması değiştiğinde ya da beklenmeyen büyük bir iş çıktığında bütçe aşılabilir. Bu durumda harcamayı sessizce yapmak yerine yönetim planına göre ek karar almak ve gerekiyorsa işletme projesini güncellemek gerekir. Yıl sonunda gerçekleşen harcamaların hesabı, bir sonraki yılın projesinin de temelidir.

Bütçe aşımını önlemenin en iyi yolu, yıl başında sözleşmedeki artış maddesini doğru okumaktır. Fiyat güncellemesi hangi tarihte ve hangi esasa göre yapılacak? Eğer artış yıl ortasında gerçekleşecekse, işletme projesinde yılın ilk ve ikinci yarısı için farklı aylık tutarlar göstermek, sonradan ek toplama ihtiyacını ortadan kaldırır.

Kiracıların ve ev sahiplerinin temizlik giderine nasıl katıldığı da sık sorulan bir konudur. Kat malikleri yönetime karşı sorumludur; kiracıyla aralarındaki paylaşım ise kira sözleşmesine bağlıdır. Bu konuyu kiracı temizlik aidatı öder mi yazımızda ayrıca ele aldık.

Örnek satır düzeni

Kat maliklerine dağıtılan projede temizlik kalemi için şu düzen anlaşılır bir örnektir: önce “Ortak alan temizlik hizmeti (aylık sözleşme bedeli, 12 ay)”, ardından “Yıllık periyodik işler: otopark yıkama, dış cam, su deposu”, sonra “Temizlik malzemesi (fiyata dahil değilse)” ve en altta “Öngörülmeyen temizlik işleri için yedek”. Her satırın yanında kısa bir açıklama ve dayanak belge numarası yer alırsa, toplantıda gelecek soruların büyük kısmı daha baştan cevaplanmış olur.

Genel kurula hazırlık için kısa liste

• Temizlik kalemi ayrı satırlarla mı yazıldı?
• Her satırın arkasında bir sözleşme, teklif ya da fatura var mı?
• Paylaşım esası yönetim planıyla uyumlu mu?
• Daire başına aylık tutar açıkça gösterildi mi?
• Bildirim yöntemi ve tarihi kayıt altına alınacak mı?

Bütçenizi hazırlarken gerçek bir dayanağa ihtiyaç duyarsanız Kuzey Temizlik ekibi binanızı gezip kapsamı yazılı gösteren bir mobil kapıcılık teklifi hazırlayabilir; bu teklif işletme projesine doğrudan eklenebilir.