Temizlik firması seçerken sorulması gereken 12 kritik soru

Kısa cevap: Temizlik firması seçerken fiyattan önce işi kimin yapacağını, o kişinin sigortalı olup olmadığını, bir hasarda ne olacağını, işin nasıl denetleneceğini ve personel gelmediğinde kimin geleceğini sorun. Bu sorulara net ve yazılı cevap verebilen firma, genellikle sahada da düzenli çalışan firmadır.

Temizlik hizmetinde sorunların çoğu fiyattan değil belirsizlikten çıkar: gelmeyen personel, kırılan eşya, kimsenin üstlenmediği eksik işler. Aşağıdaki on iki soru bunları baştan netleştirir.

On iki soru, dört başlıkta

Soruları dört grupta topladık: işi yapacak insanlar, bir şey ters gittiğinde devreye girecek güvenceler, kullanılan yöntem ve ürünler, son olarak da işin nasıl takip edileceği. Her sorunun altında, iyi bir cevabın neye benzediğine dair kısa bir not bulacaksınız. Soruları bir kâğıda yazıp görüşmeye götürmek, hem unutmamanızı sağlar hem de farklı firmaların cevaplarını aynı ölçüyle karşılaştırmanıza yardımcı olur.

Personel hakkında

1. Çalışanlarınız kendi kadronuzda ve sigortalı mı?
   İyi cevap: "Evet, işe giriş bildirgelerini paylaşabiliriz." Kayıt dışı ya da "günlükçü" çalışma, kaza ve hasar durumunda size kadar uzanan sorunlar doğurur.
2. Bize hep aynı ekip mi gelecek?
   Düzenli hizmette sabit ekip, işin yerini ve beklentiyi öğrenir. Sürekli değişen yüzler, her seferinde baştan anlatmak demektir.
3. Personel gelmediğinde ne oluyor?
   Hastalık, izin ve beklenmedik durumlar için yedek personel düzeninin nasıl işlediği ve size nasıl haber verileceği sorulmalıdır.
4. Çalışanlarınız hangi eğitimleri aldı?
   En azından iş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve kimyasal kullanımı konusunda bilgi beklenir. Eğitimin ne zaman alındığını ve yenilenip yenilenmediğini de sorun.

Sorumluluk ve güvence hakkında

5. Mesleki ya da üçüncü şahıs sorumluluk sigortanız var mı?
   Bir eşya kırıldığında ya da yüzey zarar gördüğünde bunun nasıl karşılanacağını belirler. Ayrıntılı süreci temizlikte eşyaya zarar gelirse kim öder yazımızda anlattık.
6. Fatura kesiyor ve yazılı sözleşme yapıyor musunuz?
   Faturasız ve sözleşmesiz hizmette bir uyuşmazlıkta elinizde ispat edecek hiçbir şey kalmaz.
7. Anahtar ve giriş kartı nasıl yönetiliyor?
   Anahtarın kimde kalacağı, kayıt altına alınıp alınmadığı ve personel değiştiğinde ne yapılacağı sorulmalıdır.

Yöntem ve ürünler hakkında

8. Hangi ürünleri kullanıyorsunuz, güvenlik bilgi formları var mı?
   Özellikle çocuk, hasta ya da hassas yüzey bulunan yerlerde ürünlerin ne olduğunu bilmek hakkınızdır.
9. Malzeme ve ekipman fiyata dahil mi?
   Teklifleri karşılaştırırken en sık atlanan kalemdir.
10. Doğal taş, ahşap ya da hassas cihaz gibi özel yüzeylerde nasıl çalışıyorsunuz?
    İyi bir firma burada genel bir "her şeyi temizleriz" cevabı yerine yüzeye göre yöntem anlatır.

Denetim ve iletişim hakkında

11. Yapılan işi nasıl denetliyorsunuz?
    Kontrol listesi, sorumlu kişinin habersiz ziyaretleri, düzenli geri bildirim görüşmesi gibi somut bir yöntem beklenir.
12. Bir şikâyetim olduğunda kime ve nasıl ulaşacağım?
    Muhatabın adı, ulaşılabilir olduğu saatler ve şikâyetin ne kadar sürede ele alınacağı netleşmelidir.

Soruları kime ve ne zaman sormalı?

Bu soruların çoğu telefonda da sorulabilir, ama asıl verimli zaman keşif ziyaretidir. Keşfe gelen kişi sahada çalışacak ekibin sorumlusuysa, cevaplar daha gerçekçi olur. Satış temsilcisinin verdiği sözlerle sahadaki uygulamanın farklılaştığı durumlarla sık karşılaşılır; bu yüzden şu üç şeyi isteyin:

• Cevapların teklif ya da sözleşme ekinde yazılı yer alması,
• Sahada ekipten sorumlu kişinin adının ve iletişim bilgisinin verilmesi,
• İlk ayın sonunda birlikte bir değerlendirme yapılması.

Keşifte firmanın neye baktığını ve sizin ne hazırlamanız gerektiğini temizlik firması keşif süreci yazımızda anlattık.

Ev ve iş yeri için farklı ağırlıklar

On iki sorunun hepsi her iş için aynı ağırlıkta değildir. Ev temizliğinde güven, sabit personel ve hasar konusu öne çıkar; evinize her seferinde aynı kişinin gelmesi ve anahtarın nasıl korunacağı daha belirleyicidir. İş yerinde ise yedek personel düzeni, denetim, fatura ve iş güvenliği belgeleri ön plana geçer; çünkü bir günlük aksama, onlarca çalışanı etkiler. Hastane, gıda tesisi ya da laboratuvar gibi özel alanlarda ise ürünlerin uygunluğu ve personelin o alana özgü eğitimi ilk sırayı alır. Soruları sorarken kendi önceliğinizi bilmek, cevapları tartarken işinizi kolaylaştırır.

Cevaplardaki uyarı işaretleri

Soruların cevabı kadar, cevabın nasıl verildiği de önemlidir. Şunlara dikkat edin:

• "Hiç sorun yaşamadık" gibi her soruyu geçiştiren genel cevaplar
• Belge isteğine "sonra getiririz" denilmesi
• Keşif yapmadan, yalnızca metrekareyle kesin fiyat verilmesi
• Faturalı ve faturasız iki ayrı fiyat sunulması
• Ürün adını ya da yöntemi açıklamaktan kaçınmak

Bunlar her zaman kötü niyet anlamına gelmez; ama en azından düzenli, kayıtlı bir işleyişin olmadığını gösterir.

Öte yandan olumlu işaretler de vardır: Firmanın sizin alanınız hakkında soru sorması, bilmediği bir konuda kesin söz vermek yerine kontrol edip dönmeyi önermesi, referans olarak mevcut müşterilerinden birinin adını paylaşabilmesi ve teklifinde neyin dahil olmadığını açıkça yazması. Bu davranışlar, sahada da aynı açıklıkla çalışılacağının iyi bir göstergesidir.

Cevapları karşılaştırmak için basit bir tablo

Boş hücre bırakmamaya çalışın. Bir firma bir soruya cevap vermediyse, o hücreye "cevap yok" yazmak da bir bilgidir ve karşılaştırmada en az cevap kadar önemlidir.

Tabloyu doldurduktan sonra fiyatlara bakmak, çoğu zaman en ucuz görünen teklifin aslında daha az iş içerdiğini ortaya çıkarır. Teklifleri karşılaştırmanın inceliklerini üç temizlik teklifini karşılaştırma yazımızda bulabilirsiniz.

Bu on iki sorunun hepsini Kuzey Temizlik ekibine de sorabilirsiniz; cevaplarımızı keşif sırasında yazılı olarak paylaşır, ofis temizliği ya da ihtiyacınız olan diğer hizmetler için teklifimizi buna göre hazırlarız.