Bu yazıda
Kısa cevap: Yönetici, kurulun onayladığı işletme projesindeki temizlik bütçesi içinde kalmak şartıyla hizmetin yürütülmesinden sorumludur ve ciddi aksaklıkta önlem alabilir. Fakat bedeli artıran, kapsamı değiştiren ya da binayı uzun süre bağlayan yeni bir firma sözleşmesini kurul kararı olmadan imzalamak risklidir. Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre yönetici, kat maliklerine karşı vekil gibi sorumludur; yetkisini aşan işlemin sonuçları kendisine dönebilir.
Yöneticinin yetkisi nereden gelir?
Yönetici, kat malikleri kurulunun verdiği kararları ve onaylanmış işletme projesini uygular. Temizlik konusunda bu genellikle şunları kapsar:
- Projede yer alan temizlik giderini ödemek ve faturaları saklamak,
- Firmanın sözleşmeye uygun çalışmasını denetlemek,
- Aksaklıkları firmaya yazılı bildirmek ve düzeltilmesini istemek,
- Kurul kararı ile verilen yetki varsa, belirlenen sınırlar içinde sözleşme imzalamak.
Kısacası yönetici "işletir", "karar vermez". Kararın kendisi, özellikle yeni bir harcama doğuruyorsa kurulundur.
Hangi durumda kurul kararı gerekir?
| Durum | Önerilen yol |
|---|---|
| Aynı bedelle, aynı kapsamda firma değişikliği | Kurul kararında yetki varsa yönetici yapabilir; yoksa kurula götürülmesi daha güvenli |
| Bedel artışı veya kapsam genişlemesi | Kurul kararı |
| Kapıcıdan mobil kapıcılığa geçiş | Kurul kararı, gerekirse yönetim planı değişikliği |
| Uzun süreli, cezai şartlı sözleşme | Kurul kararı |
| Firma işi bıraktı, bina temizliksiz kaldı | Kısa süreli geçici çözüm, ardından ilk kurulda onay |
Kapıcıdan geçiş kararının ayrıntıları için mobil kapıcılık kararı için gereken çoğunluk yazımıza bakabilirsiniz.
Kişisel sorumluluk doğuran hatalar
- Kurul onayı olmadan bedeli yüksek sözleşme imzalamak: Kat malikleri farkı ödemeyi reddedebilir; yönetici zor durumda kalır.
- Yakın birinin firmasını, teklif almadan seçmek: Çıkar çatışması görüntüsü güveni sarsar ve hesap sorulmasına yol açar.
- Mevcut sözleşmeyi süresine ve fesih şartına bakmadan sonlandırmak: Eski firmanın tazminat talebi gündeme gelebilir.
- Faturasız ödeme: Giderin belgelenememesi, yıllık hesap denetiminde yöneticinin aleyhine olur.
- Kararı karar defterine yazmamak: Sözlü onay, itiraz anında ispat edilemez.
Yönetim kurulu varsa durum değişir mi?
Büyük binalarda ve sitelerde tek yönetici yerine üç kişilik bir yönetim kurulu bulunabilir. Bu durumda firma değişikliği gibi kararların yönetim kurulunda tartışılıp yazılı karara bağlanması gerekir; kurul başkanının tek başına hareket etmesi aynı riskleri doğurur. Yönetim kurulu da kat malikleri kurulunun verdiği yetkinin dışına çıkamaz.
Ayrıca denetçi ya da denetim kurulu bulunan binalarda, temizlik sözleşmeleri ve ödemeleri denetimin olağan konusudur. Denetçinin bir sözleşmeyi incelerken bakacağı sorular bellidir: Kurul kararı var mı? Teklifler karşılaştırılmış mı? Bütçe aşılmış mı? Faturalar eksiksiz mi? Yönetici bu dört soruya belgeyle cevap verebiliyorsa, değişiklik kararının arkasında güvenle durabilir.
Profesyonel site yönetim şirketiyle çalışan binalarda ise yönetim şirketinin yetkisi, kendi hizmet sözleşmesiyle sınırlıdır. Temizlik firmasını değiştirme yetkisinin bu sözleşmede olup olmadığına bakılmalıdır.
Güvenli yol: kurulda yetki almak
Pek çok bina, yıllık olağan toplantıda yöneticiye şöyle bir yetki verir: "Temizlik hizmeti, işletme projesindeki bütçe aşılmamak üzere, en az iki yazılı teklif alınarak yönetici tarafından belirlenecek firmaya yaptırılabilir." Bu karar, yöneticiye hareket alanı tanırken kat maliklerine de güvence sağlar.
Firma değişikliği öncesinde şu belgeleri hazırlamak işinizi kolaylaştırır:
- Mevcut firmayla ilgili yazılı şikâyet ve tespitler,
- En az iki yeni teklif ve görev listeleri,
- Mevcut sözleşmenin fesih maddesi,
- Yeni firmanın sigorta ve vergi belgeleri.
Teklifleri karşılaştırırken nelere bakılacağını üç temizlik teklifini karşılaştırma yazımızda anlattık.
Mevcut sözleşmeyi sonlandırmadan önce
Yeni firmayla anlaşmak, eski firmayla ilişkiyi kendiliğinden bitirmez. Yönetici, değişiklik kararını uygulamadan önce mevcut sözleşmeyi dikkatle okumalıdır:
- Süre: Belirli süreli mi, süresiz mi? Belirli süreli bir sözleşmenin süresi dolmadan feshi, karşı tarafın zarar talebine yol açabilir.
- Fesih şartı: Sözleşmede bir bildirim süresi ya da şekli öngörülmüşse ona uyulmalıdır. Bildirim yazılı ve ispat edilebilir biçimde yapılmalıdır.
- Haklı fesih gerekçesi: Hizmet sürekli eksik yapılıyorsa bunun yazılı bildirimler ve fotoğraflarla belgelenmiş olması, fesih tartışmasında yönetimi güçlendirir. Bu yüzden düzenli denetim kaydı tutmak önemlidir: mobil kapıcılık denetim formu.
- Teslim: Binada firmaya ait malzeme, anahtar ya da kart varsa teslim tutanağıyla iade alınmalıdır.
Geçiş tarihini, eski firmanın son ziyaret günü ile yeni firmanın ilk ziyaret günü arasında boşluk kalmayacak şekilde planlamak gerekir. Özellikle kışın birkaç günlük boşluk bile giriş ve merdivenlerde belirgin kirlenmeye yol açar.
Kat maliklerini bilgilendirmek
Kurul kararıyla yapılan bir değişiklik bile kat maliklerine duyurulmazsa söylentiye dönüşebilir. Yeni firmanın adı, ziyaret günleri, görev listesi ve şikâyet kanalı kısa bir duyuruyla paylaşılmalıdır. Bu duyuru, yöneticinin şeffaf davrandığının da kanıtıdır ve sonraki toplantılarda güveni artırır.
Acil durumda ne yapılır?
Firma aniden işi bıraktıysa bina haftalarca temizliksiz kalamaz. Yönetici, binanın zarar görmemesi için kısa süreli geçici bir hizmet alabilir. Bu durumda geçici çözümün süresini kısa tutmak, faturayı saklamak ve ilk kurul toplantısında konuyu onaya sunmak gerekir.
Firma değişikliğini kurul öncesinde netleştirmek için yazılı teklif ve görev listesi isterseniz Kuzey Temizlik binanızı yerinde görüp hazırlayabilir. Hizmetin kapsamı mobil kapıcılık sayfamızda yer alıyor.
Kuzey Temizlik ekibinin sahadaki deneyimiyle hazırlandı. Genel bilgilendirme amaçlıdır; mekânınıza özel durum için ücretsiz keşifte birlikte bakalım.
