Mobil kapıcılığa geçiş kararı için kurulda kaç oy gerekir?

Kısa cevap: Önce yönetim planınıza bakın. Plan kapıcı istihdamını zorunlu tutmuyorsa mobil kapıcılığa geçiş, usulüne uygun toplanan kat malikleri kurulunda hem kat maliki sayısının hem de arsa paylarının çoğunluğuyla karara bağlanabilir. Plan "binada kapıcı bulunur" gibi bir hüküm içeriyorsa önce yönetim planı değiştirilmelidir; Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre bunun için kat maliklerinin beşte dördünün oyu gerekir.

İlk belge: yönetim planı

Pek çok yönetici kararı doğrudan toplantıya götürür ve yönetim planını hiç açmaz. Oysa kapıcıyla ilgili kuralların büyük kısmı burada yazar. Tapu müdürlüğünde ya da yöneticideki dosyada bulunan planda şu başlıklara bakın:

• Binada kapıcı bulundurulmasının zorunlu olup olmadığı,
• Kapıcı dairesinin tanımı ve kullanım amacı,
• Kapıcı ve temizlik giderlerinin nasıl paylaşılacağı,
• Kurul kararları için öngörülen özel çoğunluklar.

Plan kapıcı konusunda hiçbir şey söylemiyorsa iş kolaylaşır: karar, olağan bir yönetim kararı gibi kurulda alınır.

Hangi durumda hangi çoğunluk?

Son satır önemlidir. Mobil kapıcılığa geçmek ile kapıcı dairesini kiraya vermek ayrı konulardır. Daire konusunu ayrıca ele aldık: kapıcı dairesi boşalınca ne yapılır.

Toplantı nasıl yapılmalı?

1. Çağrı: Gündemde "mobil kapıcılık hizmetine geçilmesi ve mevcut kapıcının iş sözleşmesinin durumu" açıkça yazılmalı. "Diğer konular" maddesine sıkıştırılan karar itiraza açık kalır.
2. Bildirim: Çağrının yönetim planında ya da kanunda öngörülen süreye uyularak, imza karşılığı veya iadeli taahhütlü yapılması ispatı kolaylaştırır.
3. Toplantı yeter sayısı: Kanun, toplantı için kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarıdan fazlasını arar. Yeter sayı yoksa ikinci toplantı yapılır.
4. Teklifler: Masaya en az iki firmanın yazılı teklifi gelmeli; kurul neyi onayladığını bilmelidir.
5. Karar defteri: Kim lehte, kim aleyhte oy verdi, tek tek yazılıp imzalatılmalı.

Yöneticilerin en sık yaptığı usul hatası

En yaygın hata, çoğunluğu yalnızca kişi sayısıyla hesaplamaktır. "On iki daireden yedisi evet dedi" demek yetmez; evet diyenlerin arsa payları toplamının da yarıyı geçmesi gerekir. Dükkânlı ya da farklı büyüklükte dairelerin olduğu binalarda bu iki çoğunluk birbirinden ayrışabilir.

İkinci sık hata, kararı alıp mevcut kapıcının durumunu düşünmemektir. Kapıcı bir işçidir; sözleşmesi feshedilirse kıdem ve ihbar tazminatı gündeme gelebilir. Bu maliyet kurulda konuşulmadan alınan karar, sonradan "bunu bilseydik oy vermezdik" tartışmasına döner. Ayrıntılar için: kapıcı işten çıkarılırsa kıdem tazminatını kim öder.

Üçüncüsü, kararı mesajlaşma grubunda "oylamak"tır. Grup fikir toplamak için iyidir ama kurul kararının yerini tutmaz.

Örnek gündem maddesi ve karar metni

Kararın sonradan tartışılmaması için gündemi ve karar metnini baştan açık yazmak en etkili yoldur. Aşağıdaki örnekler binanıza göre uyarlanabilir:

• Gündem maddesi: "Binada kapıcı istihdamı yerine mobil kapıcılık hizmeti alınmasının görüşülmesi; alınan tekliflerin değerlendirilmesi; mevcut kapıcının iş sözleşmesine ilişkin işlemler ve doğacak giderlerin paylaşımı."
• Karar metni: "Toplantıya katılan kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğuyla; ekte yer alan görev listesi ve ziyaret takvimine göre mobil kapıcılık hizmeti alınmasına, sözleşmenin yönetici tarafından en uygun yazılı teklifi veren firma ile imzalanmasına, hizmet bedelinin işletme projesine eklenmesine karar verildi."

Karar metnine oy sayıları ve oy verenlerin arsa payları da yazılmalıdır. Toplantıya gelmeyenlerin adları ayrıca belirtilir; onlara karar örneği gönderildiği tarih de not edilir.

Toplantıda gelecek sorulara hazırlık

Kurul toplantılarında aynı sorular tekrar tekrar sorulur. Yanıtları önceden hazırlamak, hem süreyi kısaltır hem de kararın sağlıklı alınmasını sağlar:

1. "Kapıcımız ne olacak?" Fesih mi yapılacak, emeklilik ya da kendi isteğiyle ayrılış mı bekleniyor; tahmini tazminat yükü nedir?
2. "Çöpü kim toplayacak?" Mobil düzende çöp toplama saatleri ve kapı önü kuralı nasıl işleyecek?
3. "Kışın kar ne olacak?" Kar küreme ve tuzlama sözleşmeye dahil mi, ek mi?
4. "Kapıcı dairesi ne olacak?" Bu konu ayrı bir gündem maddesi mi olacak?
5. "Memnun kalmazsak?" Sözleşmenin süresi ve fesih koşulları ne?

Bu soruların her biri için tek sayfalık bir bilgi notu hazırlayıp toplantıdan önce dağıtmak, kat maliklerinin karara bilgi sahibi olarak katılmasını sağlar. Bilgi sahibi katılımcı, sonradan itiraz eden katılımcıya dönüşmez.

Karara itiraz edilirse

Toplantıya katılıp karşı oy veren ya da usulüne uygun çağrılmayan kat maliki, kararın iptali için sulh hukuk mahkemesine başvurabilir ve kanun bu başvuru için kısa süreler öngörür. Usule uygun alınmış, gerekçesi ve teklifleri tutanağa geçmiş bir karar bu aşamada yönetimin en güçlü dayanağıdır. Tereddüt varsa toplantı öncesinde bir hukukçudan görüş almak, sonradan oluşacak masraftan çok daha az yorucudur.

Karar alındıktan sonra

• Karar örneği tüm kat maliklerine bildirilir; toplantıya gelmeyenler de bilgilendirilir.
• Firma ile yazılı sözleşme imzalanır; ziyaret günleri ve görev listesi sözleşmeye eklenir.
• Geçiş tarihi kapıcının fesih süreciyle uyumlu planlanır; binanın birkaç gün temizliksiz kalmaması sağlanır.
• İlk aylarda denetim için bir kontrol formu kullanılır: mobil kapıcılık denetim formu.

Hizmetin kapsamını kurul öncesinde görmek isterseniz mobil kapıcılık sayfamızda örnek görev listesi var. Kuzey Temizlik olarak binanızı yerinde görüp kurula sunabileceğiniz yazılı bir teklif hazırlayabiliriz.